文/世新大學圖文傳播暨數位出版學系所長 王祿旺

相信對很多在職場上工作的人而言,「開會」經常是頭號時間殺手,因此如何提高會議效率,就變成為重要的議題。

就我個人的經驗而言,要讓會議有效率首先要先建立起時間成本的概念。所謂時間成本的概念其實很好計算,比如說一個人月薪3萬元,除以一個月30天,那麼一天的工資基本上就是1,000元,如果會議用去半天時間,每個人開會的時間成本就是500元,一個人500元,若有10個人與會,那這場會議的成本就是5,000元。有了這樣的時間成本概念,大家就會有積極提升會議效率的心態,而提升會議效率的辦法,不外就是會前準備充實、會中有效控制,以及會後追蹤管制。說來確實簡單,但究竟要如何準備、如何控制、如何記錄與追蹤,當然就是重點所在。我相信每個人都有不同的方法,這裡僅分享一些我個人的經驗:

‧會前準備
1.確認會議目標,並依目標找到適當參與人
2.會前先溝通,蒐集提案

‧會中控制
1.有人離題或發言太久,就要立刻制止
2.以輕鬆的態度,機敏的心情來主持會議

‧會後追蹤檢討
會議切忌,會而不議、議而不決、決而不行,這樣的會就不用開了。總之開會就是要符合SMART原則聰明有效。

SMART的會議是指:
 1. 會議目標明確〈Specific〉
 2. 績效可予平量〈Measurable〉
 3. 具體可行〈Attainable〉
 4. 與企業目標相符〈Realistic〉
 5. 具時間效力〈Timeliness〉。
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